Het belang van de tachograaf in bedrijfsauto’s
INGEZONDEN - Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om een tachograaf in hun bedrijfsauto’s te plaatsen, ook als dit wettelijk niet verplicht is.
Een plicht geldt alleen voor vrachtwagens, bussen en touringcars. Die moeten zich aan vaste rusttijden houden. Aan de hand van de informatie in de tachograaf moet worden gecontroleerd of de chauffeur de regels niet heeft overtreden. Maar een tachograaf verzamelt nog meer informatie. Die kan voor de werkgever van groot belang zijn. Een deel van de bedrijfsvoering kan ermee worden gestuurd en de informatie kan van belang zijn bij het maken van strategische keuzes door de onderneming.
Hoeveel kilometer rijden mijn bedrijfsauto’s per jaar?
Bij het aangaan van leasecontracten is het belangrijk te weten hoeveel kilometer er gemiddeld per jaar wordt gereden met een auto. Dit kan ook van belang zijn voor personenauto’s van medewerkers die voor de zaak rijden. Voor het bepalen van de leasevoorwaarden moet het aantal kilometers per jaar worden opgegeven. Aan de hand daarvan wordt de leaseprijs bepaald. Als dit aantal wordt overschreden dan volgt een boete. Blijf je er ver onder dan heb je dus fors te veel betaald voor het contract. Uit de tachograaf gegevens van voorgaande jaren kun je veel informatie halen die je helpen bij het maken van de juiste keuze.
Snel de gegevens in je administratie
Als je meerdere auto’s op de weg hebt voor de zaak dan moet je er vast niet aan denken dat je elke dag of elke week een handgeschreven formulier van de bestuurders krijgt met de gereden kilometers. Een administratief medewerker moet die informatie vervolgens in de computer gaan zetten. Dat is niet alleen tijdrovend, er is ook nog eens een grote kans op fouten. Als de auto’s zijn voorzien van een tachograaf dan gaat het veel makkelijker. Je kunt op afstand de tachograaf uitlezen en de gegevens direct importeren in je administratie. Op die manier weet je ook zeker dat de informatie klopt en correct wordt overgenomen. Zo kun je direct de benodigde informatie gebruiken voor aangiftes omzet- en inkomstenbelasting. Als je gebruik maakt van een boekhouder zal deze erg blij zijn met deze manier van informatie uitwisseling.
Snel anticiperen op actuele situaties
Wanneer een auto is uitgerust met een tachograaf kun je direct zien waar je medewerkers op dat moment zijn. Dat kan heel handig zijn als er bijvoorbeeld een spoedklus komt of als een klant juist afbelt, kun je met een blik op de computer zien hoe je de werkschema’s het beste kunt omgooien om de beschikbare medewerkers en de hoeveelheid werk zo goed mogelijk te verdelen. Een medewerker die gewoon zijn werk doet zal er zeker geen bezwaar tegen hebben dat de werkgever weet wat hij doet en waar hij rijdt. Wel is het zo dat je de gegevens uit de tachograaf alleen voor controle mag gebruiken als je vermoedt dat de medewerker de regels overtreedt. De AVG stelt hier duidelijke regels voor.
