Je eigen festival organiseren: zo pak je het aan
INGEZONDEN - Droom je ervan om je eigen festival te organiseren? Er komt altijd meer bij kijken dan je misschien in eerste instantie denkt.
Als je er een succes van wilt maken is het zaak om tijdig te starten met de organisatie en ervoor te zorgen dat je voldoende budget hebt. Een festival hoeft zeker niet gratis te zijn. Je kunt bezoekers tickets laten kopen. Je weet dan van tevoren hoeveel mensen er zullen komen en ook hoeveel geld je beschikbaar hebt om het festival te organiseren. Naast entreegeld heffen kun je ook sponsors werven. Misschien willen plaatselijke bedrijven adverteren tegen een aantrekkelijke bijdrage voor de organisatie van het festival.
Wie wordt de publiekstrekker van je festival?
Een festival heeft een publiekstrekker nodig. Een artiest waar veel mensen op af komen. Als ze er dan eenmaal zijn dan blijven ze vaak ook wel hangen voor andere activiteiten of optredens. Eenartiest boeken die groot op het affiche komt is dus je eerste prioriteit. Als je die hebt vastgelegd dan kun je van daaruit verder werken om het festival vol te plannen met optredens, workshops en andere leuke activiteiten voor de doelgroep die je voor ogen hebt.
Hoe regel je de ticketverkoop?
Ervan uitgaand dat je bezoekers laat betalen is het belangrijk om de verkoop van tickets goed te regelen. Het is het handigst om dit online te doen. Er is handige software beschikbaar die je kunt gebruiken op de website van het festival. Belangstellenden kunnen dan direct online hun tickets kopen. De leverancier van de software levert vaak ook scanners waarmee je de tickets kunt controleren zodat niemand met een illegaal kaartje het festival kan binnenkomen. Je kunt uiteraard verschillende prijzen aanbieden, zoals een lager tarief voor kinderen of senioren.
Zorg voor een locatie die aan alle eisen voldoet
Wil jeBoer Bennie boeken voor je festival of een andere leuke artiest die zorgt dat de sfeer er snel in zit? Dan heb je natuurlijk een locatie nodig die geschikt is. Als je die op het oog hebt, overleg dan zo snel mogelijk met de gemeente of het festival hier gehouden kan worden. Denk er aan dat het soms lang kan duren voordat de gemeente een beslissing neemt. Kijk voor de zekerheid naar een alternatief indien nodig.
Wat doe je bij slecht weer?
Als er slecht weer dreigt op de dag van je festival dan is het belangrijk om een ‘plan B’ beschikbaar te hebben. Soms kun je in aanmerking komen voor een gedeeltelijke compensatie als je festival door regen niet kan doorgaan. De overheid heeft hier een budget voor vrijgemaakt. Maar het is handig om te bekijken hoe je je festival kunt redden als er regen wordt voorspeld. Kan er een tent worden geplaatst? Kan er met het tijdschema worden geschoven. Als je het festival vanwege slecht weer moet afgelasten, zorg dan dat bezoekers dit zo snel mogelijk weten zodat ze niet onnodig op pad gaan.
